Personu datu apstrāde un aizsardzība Ventspils brīvostas pārvaldē

I. Datu pārzinis

1.Personas datu pārzinis ir Ventspils brīvostas pārvalde (turpmāk – Pārvalde).

2.Pārvalde, veicot personas datu apstrādi, piemēro 2016. gada 27.aprīlī pieņemto Eiropas Parlamenta un Padomes regulu (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK , kā arī citus spēkā esošos normatīvos aktus.

3.Pārvalde apstrādā personas datus, ievērojot konfidencialitātes prasības un rūpējoties par tās rīcībā esošo personu datu drošību. Pārvalde izmanto dažādus drošības pasākumus, lai nepieļautu nesankcionētu piekļuvi datiem, datu izpaušanu vai citu neatbilstošu personu datu izmantošanu.

4.Pārvalde nodrošina un uzlabo personas datu aizsardzības pasākumus, lai aizsargātu fizisko personu personas datus no nesankcionētas piekļuves, nejaušas nozaudēšanas, izpaušanas vai iznīcināšanas. Lai to nodrošinātu, Pārvalde izmanto atbilstošas tehniskās un organizatoriskās prasības, t.sk., izmantojot ugunsmūrus, ielaušanās atklāšanas.

5.Personas datu drošības incidenta gadījumā, ja tas iespējami rada augstu risku datu subjekta tiesībām un brīvībām, Pārvalde paziņo par to attiecīgajam datu subjektam, ja tas ir iespējams, vai vispārīga informācija tiek publiskota Pārvaldes tīmekļvietnē vai citādā iespējamā veidā, piemēram, plašsaziņas līdzekļos (TV, radio, laikrakstos, sociālajos tīklos u.tml.).

6.Par visiem personas datu apstrādes jautājumiem ar Pārvaldi var sazināties šādos veidos:

6.1.Rakstot Pārvaldei uz elektroniskā pasta adresi: info@vbp.lv,

6.2.Rakstot uz pasta korespondences adresi: Ventspils brīvostas pārvalde, Jāņa iela 19, Ventspils, LV-3601.

II. Personas dati

7.Pārvalde galvenokārt apstrādā šādu personu datu kategorijas:

7.1.identifikācijas dati, piemēram, vārds, uzvārds, personas kods/ID, dzimšanas datums;

7.2.kontaktinformācija, piemēram, dzīvesvietas adrese vai adrese saziņas nolūkiem, korespondences adrese, tālruņa numurs, e-pasta adrese;

7.3.fotoattēli, video un balss ieraksti, kas uzņemti Pārvadē un sabiedriskos pasākumos ārpus mūsu telpām;

7.4.profesionālie (nodarbinātības) dati, piemēram, informācija par izglītību, amatiem, profesionālo darbību;

7.5.darījuma (līguma) dati, piemēram, darījuma numurs, datums, darījuma nosaukums, veids;

7.6.komunikācijas dati, piemēram, ienākošās/izejošās saziņas veids, numurs, datums, sarakstē esošā informācija;

7.7.norēķinu dati, piemēram, konta numurs, rēķina numurs, datums, summa, apmaksās datums, parāda summa;

7.8.informācija par objektu (nekustamo īpašumu);

7.9.tiesvedības dati, piemēram, lietas numurs, veids, atbildētāja/prasītāja/pieteicēja dati;

7.10.tīmekļa vietnēs tiek izmantoti sīkdatnes, kas ļauj Pārvaldei iepazīties ar informāciju par apmeklētāju aktivitātēm, lapu skatījumiem, avotiem un vietnē pavadīto laiku. Šo informāciju iegūstam, lai uzlabotu tīmekļvietnes apmeklētāju ērtības, lai pārliecinātos, ka datu subjekts saņem pēc iespējas labāku pakalpojumu.

8.Pārvalde neapstrādā īpašo kategoriju datus, piemēram, bet ne tikai: datus, kas attiecas uz datu subjekta veselību, tautību, reliģisko vai politisko pārliecību, izņemot normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos vai gadījumos, kad datu subjekts pats šos datus atklāj un iesniedz Pārvaldē.

III. Personas datu apstrādes nolūki

9.Pārvalde apstrādā personas datus šādiem nolūkiem:

9.1.Pārvaldes funkciju un uzdevumu izpildei;

9.2.iesniedzēja/pieteicēja identificēšanai;

9.3.līguma sagatavošanai, noslēgšanai un izpildei;

9.4.administratīvo aktu izdošanai;

9.5.Pārvaldes interešu pārstāvībai dažādās valsts pārvaldes iestādēs un organizācijās;

9.6.privāttiesisku darījumu, kas nepieciešami Pārvaldes darbības nodrošināšanai;

9.7.norēķinu administrēšanai;

9.8.sabiedrības informēšanai par Pārvades darbību;

9.9.leģitīmo interešu ievērošanai un nodrošināšanai, lai realizētu no noslēgtā līguma vai pastāvošajām saistībām, vai no normatīvajiem aktiem izrietošas tiesiskās intereses.

IV. Personas datu apstrādes tiesiskais pamats

10.Pārvalde apstrādā personas datus, galvenokārt pamatojoties uz šādiem tiesiskajiem pamatiem:

10.1.normatīvo aktu izpildei - lai izpildītu uz Pārvaldi attiecināmu juridisku pienākumu;

10.2.lai izpildīti uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs - informē sabiedrību par Pārvaldes darbību vai īstenojot Pārvaldei likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras;

10.3.līguma noslēgšanai un izpildei - lai noslēgtu līgumu pēc Pārvaldes vai otras puses pieteikumu un nodrošinātu tā izpildi;

10.4.Pārvaldes leģitīmo interešu realizēšanai.

V. Datu apstrādes principi

11.Datu apstrādes principi:

11.1.dati tiek apstrādāti likumīgi un godprātīgi un datu subjektam pārredzamā veidā;

11.2.datu apstrāde tiek veikta konkrētiem, skaidriem un tiesiskiem nolūkiem un netiek apstrādāti ar nolūkiem nesaderīgā veidā;

11.3.datu apjoms ir adekvāts - atbilstīgs, būtisks un nav pārmērīgs, ņemot vērā nolūkus, kādos tos apstrādā;

11.4.dati ir precīzi un aktuāli, kā arī tiek laikus laboti vai dzēsti, ja dati ir nepilnīgi vai neprecīzi saskaņā ar personas datu apstrādes nolūku;

11.5.dati netiek glabāti ilgāk nekā nepieciešams;

11.6.dati tiek apstrādāti, ievērojot datu subjektu tiesības;

11.7.dati ir drošībā – tiem nevar piekļūt nepilnvarotas personas;

11.8.dati netiek pārsūtīti uz citām organizācijām vai iestādēm bez drošas un adekvātas aizsardzības.

VI. Datu subjekta tiesības attiecībā uz personas datu apstrādi

12.Datu subjekta tiesības attiecībā uz personas datu apstrādi:

12.1.Datu subjektam ir tiesības saņemt normatīvajos aktos noteikto informāciju saistībā ar viņa datu apstrādi;

12.2.Datu subjektam ir tiesības pieprasīt piekļuvi saviem personas datiem - kādus personas datus apstrādā Pārvaldē, veikt to papildināšanu, labošanu vai noteiktos gadījumos dzēšanu un datu pārnesamību;

12.3.Datu subjektam ir tiesības iebilst pret savu personas datu apstrādi. Šīs tiesības īstenojamas, ciktāl datu apstrāde neizriet no Pārvaldes pienākumiem (funkcijām un uzdevumiem), kas tam ir uzlikti ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, un kuri tiek veikti sabiedrības interesēs vai leģitīmo interešu ievērošanai. Pārvalde izvērtēs datu subjekta iesniegto prasījumu atbilstoši normatīvajiem aktiem un sniegs atbildi;

12.4.ja Pārvaldes telpās vai organizētajos pasākumos ārpus tām notiek filmēšana vai fotografēšana, datu subjektam ir tiesības iebilst pret fotogrāfiju un video publicēšanu saziņas līdzekļos. Šādā gadījuma datu subjektam iepriekš par to jāinformē Pārvalde. Šīs tiesības īstenojamas, ciktāl datu apstrāde neizriet no Pārvaldes pienākumiem (funkcijām un uzdevumiem), kas uzlikti ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, un kuri tiek veikti sabiedrības interesēs. Pārvalde izvērtēs datu subjekta iesniegto prasījumu atbilstoši normatīvajiem aktiem un sniegs atbildi. Pārvaldei ir tiesības turpināt apstrādāt datu subjekta personas datus, neskatoties uz saņemtajiem iebildumiem, ja Pārvalde norāda uz Pārvaldes pienākumiem (funkcijām un uzdevumiem), sabiedrības interesēs vai leģitīmajiem apstrādes iemesliem, kas ir svarīgāki par datu subjekta interesēm, tiesībām un brīvībām.

13.Datu subjektam ir tiesības prasīt, lai Pārvalde ierobežotu datu subjekta personas datu apstrādi, ja ir vismaz viens no šādiem apstākļiem:

13.1.datu subjekts apstrīd personas datu precizitāti – uz laiku, kurā Pārvalde var pārbaudīt personas datu precizitāti;

13.2.apstrāde ir nelikumīga, un datu subjekts iebilst pret personas datu dzēšanu un tās vietā pieprasa datu izmantošanas ierobežošanu;

13.3.Pārvaldei personas dati apstrādei vairs nav vajadzīgi, taču tie ir nepieciešami datu subjektam, lai celtu, īstenotu vai aizstāvētu likumīgas prasības;

13.4.datu subjekts ir iebildis pret apstrādi, tad uz laiku, kamēr nav pārbaudīts, vai Pārvaldes leģitīmie iemesli nav svarīgāki par datu subjekta leģitīmajiem iemesliem.

14.Ja datu subjekta personas datu apstrāde ir ierobežota saskaņā ar 13. punktu, šādus personas datus apstrādā (neattiecas uz glabāšanu) tikai ar datu subjekta piekrišanu vai tādēļ, lai celtu, īstenotu vai aizstāvētu likumīgas prasības vai lai aizsargātu citas fiziskas vai juridiskas personas tiesības vai svarīgas sabiedrības intereses.

15.Pārvalde informē, ka datu subjekta personas dati nevar tikt dzēsti, ja personas datu apstrāde ir nepieciešama:

15.1.lai Pārvalde aizsargātu datu subjekta vai citas fiziskas personas vitāli svarīgas intereses, tajā skaitā, dzīvību un veselību;

15.2.lai aizsargātu Pārvaldes īpašumu;

15.3.lai Pārvalde vai trešā persona celtu, īstenotu vai aizstāvētu likumīgās (leģitīmās) intereses;

15.4.arhivēšanas nolūkos atbilstoši Latvijas Republikā spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, kas regulē arhīvu veidošanu.

16.Datu subjektam ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai, ja tas uzskata, ka Pārvalde viņa personas datus ir apstrādājis prettiesiski. Vienlaicīgi Pārvalde aicina vispirms vērsties Pārvaldē, lai rastu operatīvu situācijas risinājumu, jo arī pati Pārvalde ir ieinteresēta nodrošināt tiesisku personas datu apstrādi.

17.Datu subjekts var iesniegt pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu šādā veidā:

17.1.rakstveida formā klātienē Pārvaldes telpās, uzrādot personu apliecinošu dokumentu (piemēram, pasi vai personas apliecību (ID karti) u.tml.), jo datu subjektam ir pienākums sevi identificēt;

17.2.pa elektronisko pastu, parakstot pieprasījumu ar drošu elektronisko parakstu. Šajā gadījumā tiek pieņemts, ka datu subjekts ir sevi identificējis ar tāda pieprasījuma iesniegšanu, kas parakstīts ar drošu elektronisko parakstu. Vienlaicīgi Pārvalde saglabā sev tiesības šaubu gadījumā pieprasīt datu subjektam papildu informāciju, ja tas uzskata to par nepieciešamu pieprasījuma izvērtēšanai. Elektroniski noformēti iesniegumi nosūtāmi uz Pārvaldes elektroniskā pasta adresi info@vbp.lv.

17.3.izmantojot pasta sūtījumu. Atbilde tiek sagatavota un nosūtīta, izmantojot ierakstītu vēstuli, tādējādi nodrošinoties, ka nepilnvarotas personas nevar saņemt šo sūtījumu. Vienlaicīgi, Pārvalde saglabā sev tiesības pieprasījuma izvērtēšanai šaubu gadījumā pieprasīt datu subjektam papildu informāciju, ja tas uzskata to par nepieciešamu.

18.Datu subjektam ir pienākums, cik vien iespējams, savā pieprasījumā precizēt datumu, laiku, vietu un citus apstākļus attiecībā uz pieprasījumu, kas nepieciešami tā izpildei.

19.Pēc datu subjekta rakstveida pieprasījuma par savu tiesību īstenošanu saņemšanas Pārvalde:

19.1.pārliecinās par personas identitāti;

19.2. izvērtē pieprasījumu un, ja:

19.2.1.Pārvalde var izpildīt pieprasījumu, piemēram, nodrošināt videomateriālu aplūkošanu vai audioieraksta noklausīšanos, tad datu subjektam kā pieprasījuma iesniedzējam var izsniegt videomateriāla vai audioieraksta, vai citu datu kopiju;

19.2.2.ir nepieciešama papildu informācija, lai identificētu datu subjektu, kurš pieprasa informāciju, lūdz datu subjektam sniegt papildu informāciju, lai spētu korekti atlasīt datu subjekta prasīto informāciju (piemēram, laiks, vieta), kurā datu subjekts ir identificējams;

19.2.3.informācija ir dzēsta vai persona, kas pieprasa informāciju, nav datu subjekts, vai persona nav identificējama, tad noraida pieprasījumu saskaņā ar normatīvajiem aktiem;

19.2.4.Datu subjekts nav norādījis savu kontaktinformāciju, lai  Pārvalde varētu sazināties pieprasījuma izskatīšanas laikā un informēt par Pieprasījuma izskatīšanas rezultātu, tad mēneša laikā sagatavo rakstveida atbildi, kas tālāk ir pieejama Pārvaldē. Attiecīgā atbildes vēstule saņemšanai glabājas ne ilgāk kā divus mēnešus, skaitot no pieprasījuma iesniegšanas dienas.

VII. Nobeiguma noteikumi

20.Personas dati netiek nodoti uz trešajām valstīm.

21.Personas dati tiek glabāti saskaņā ar normatīvajiem aktiem un ne ilgāk kā nepieciešams datu apstrādes nolūkam. Saskaņā ar Pārvaldes lietu nomenklatūru personas datiem var būt dažāds glabāšanas termiņš, atkarībā no personas datus saturoša dokumenta un tos uzglabā saskaņā ar lietu nomenklatūrā noteikto laika periodu.

22.Gadījumā, ja datu subjekta datu apstrāde notiek uz piekrišanas pamata, tam ir tiesības atsaukt savu piekrišanu jebkurā laikā un tādā gadījumā turpmāka datu apstrāde, kas balstīta uz iepriekš doto piekrišanu, konkrētajam nolūkam turpmāk netiks veikta. Taču datu subjekta piekrišanas atsaukums neietekmē datu apstrādes, kuras veiktas tajā laikā, kad datu subjekta piekrišana bija spēkā.

23.Pārvaldē par datu subjekta personas datu apstrādi lēmumi netiek pieņemti automatizēti, datu apstrāde paredz cilvēka līdzdalību datu apstrādes lēmuma pieņemšanas procesā.

24.Pārvalde datu subjekta datus var neizpaust, ja gadījumā pieprasītā informācija ir par:

24.1.nozieguma novēršanu, atklāšanu vai izmeklēšanu;

24.2.valsts drošību;

24.3.tiesu informācija.

25.Ja datu subjekts uzskata, ka personas datu apstrāde pārkāpj viņa tiesības un brīvības saskaņā ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, datu subjektam ir tiesības iesniegt sūdzības par viņa personas datu apstrādi Datu valsts inspekcijai (Datu valsts inspekcija, Blaumaņa iela 11/13-11, Rīga, LV-1011, tālrunis: 67 22 31 31, e-pasts: info@dvi.gov.lv, mājas lapa: http://www.dvi.gov.lv/lv/.